Vous pouvez utiliser cette fonction pour stocker des messages dans Gmail (ou d’autres services) afin de réinitialiser le nombre de boîtes de réception non lues sans rien supprimer.
Bien que nous ayons déjà vu plusieurs guides d’organisation du courrier, y compris la commande de boîtes de réception avec filtres et alias dans Gmail, nous voyons ici la meilleure façon de réinitialiser rapidement les boîtes de réception, sans avoir nécessairement à lire chaque message reçu dans Gmail et sans rien supprimer.
L’astuce pour garder votre boîte de réception avec Gmail toujours à zéro (mais cela s’applique aussi aux autres boîtes aux lettres) est d’utiliser la mystérieuse et peu utilisée fonction qui « stocke » votre courrier, c’est-à-dire pour le garder caché, mais sans l’éliminer et en mettant en avant les messages non lus.
Lorsque vous utilisez le bouton Enregistrer sur les messages électroniques sélectionnés, ceux-ci sont supprimés de la boîte de réception.
Les messages archivés ne sont toutefois pas supprimés de Gmail, mais uniquement du dossier de messages reçus.
Une notification de message disparaît même si cet email n’a pas été lu.
Dans tout programme ou application de gestion de courriels, comme Gmail, les courriels sont principalement divisés en 5 sections :
– La boîte de réception devrait inclure tous les courriels reçus qui sont significatifs et intéressants.
– Courrier envoyé, avec des courriels envoyés à d’autres personnes.
– Spam, avec des emails automatiquement considérés comme indésirables.
– Corbeille, e-mails supprimés
– Archivé, tous les messages supprimés de la boîte de réception, mais non supprimés.
Dans le Archive puis allez déplacé messages e-mail que vous n’avez pas besoin de lire ou d’ouvrir immédiatement, mais qu’il est préférable de conserver et non de supprimer.
Les différences entre les courriels archivés et ceux placés dans la corbeille sont très importantes :
Les e-mails archivés ne sont pas automatiquement supprimés au bout d’un certain temps, comme c’est le cas pour les e-mails déplacés vers la corbeille, mais restent dans Gmail jusqu’à leur suppression manuelle.
Les messages archivés sont également inclus dans les recherches générales effectuées via le moteur de recherche Gmail, ce qui n’est pas le cas des spams ou des e-mails supprimés.
Les e-mails archivés comptent pour la limite de l’espace de stockage de Gmail, alors que les e-mails supprimés ne comptent pas.
Les e-mails archivés, comme mentionné ci-dessus, ne sont pas automatiquement marqués comme lus et en fait, si vous archivez un e-mail sans l’ouvrir ou le lire, il reste surligné comme non lu même s’il ne sera pas inclus dans le compte du courrier à lire.
Où aboutissent les messages stockés dans Gmail ?
Il n’y a pas d’onglet dans Gmail pour afficher tous les messages archivés.
Pour trouver ces courriels, vous devez cliquer sur la section « tous les messages » pour voir tous les courriels entrants et ceux de l’archive.
Si vous utilisez Microsoft Outlook, il y a un onglet Archive à la place pour ne parcourir que ceux-là.
Les e-mails archivés étiquetés seront alors visibles dans les différents dossiers étiquetés, tant ceux que Gmail crée automatiquement que ceux qui sont personnalisés.
Maintenant que nous savons comment utiliser la fonction pour archiver les messages, voyons comment l’utiliser pour réinitialiser le nombre de messages non lus dans la boîte de réception.
Tout d’abord, pour archiver tous les messages non lus, y compris les anciens, en une seule fois, sans les supprimer, vous pouvez créer un filtre.
Appuyez ensuite sur la flèche vers le bas de la boîte de recherche Gmail, appuyez sur le bouton à côté de Rechercher et mettez « messages à lire ».
En bas, cliquez sur le lien créer un filtre avec cette recherche, confirmez l’action, puis, dans la fenêtre de filtre, cochez uniquement la case « Ignorer la boîte de réception (Archive) ».
Avant de cliquer sur Créer un filtre, sélectionnez l’option « Appliquer le filtre également aux conversations précédentes ».
Tous les messages non lus à ce jour seront alors archivés et le nombre d’emails à lire sera remis à zéro.
Pour terminer, ouvrez les paramètres Gmail en appuyant sur la touche de sélection dans le coin supérieur droit, allez dans la section Filtres et supprimez le filtre nouvellement créé (pour éviter que les prochains messages entrants soient automatiquement archivés).
En créant des filtres de messagerie, vous pouvez vous assurer que les e-mails de certaines adresses sont automatiquement archivés, les laissant comme non lus.
Vous pouvez également archiver tous les messages, lus ou non lus, reçus avant une certaine date.
Pour ce faire, cherchez dans:inbox avant:2016/12/31 (dans cet exemple, je veux archiver tous les messages reçus avant le 31 décembre 2016), puis cliquez sur Créer un filtre pour cette recherche et sélectionnez l’action Ignorer Inbox (Archive), avec la possibilité d’appliquer le filtre à toutes les conversations.
A l’avenir, chaque fois que vous recevez un message que vous n’avez pas besoin de lire (comme une notification de Facebook, Amazon ou autres applications), sans le supprimer, vous pouvez l’archiver directement.
Pour archiver un courriel dans Gmail, il suffit de le sélectionner dans la liste et d’appuyer sur le bouton Archive en haut pour le faire disparaître de votre boîte de réception.
L’action d’archivage des messages peut être accélérée sur un PC en sélectionnant l’Email et en appuyant sur la touche E du clavier.
Dans Gmail pour Android vous pouvez aller dans Menu Paramètres Paramètres généraux Action par défaut de Gmail et choisir Fichier (au lieu de Supprimer.
De cette façon, il vous suffit de glisser un message vers la gauche ou la droite pour l’archiver sans le supprimer.
Aussi sur Gmail pour iPhone et iPad vous pouvez utiliser le bouton Archive après avoir sélectionné les emails entrants.
Si vous classez un message par erreur, vous pouvez facilement le retourner dans votre boîte de réception en le recherchant dans la liste Tous les messages, en le sélectionnant, puis en utilisant la touche pour le déplacer dans votre boîte de réception.
