Paramètres Word à modifier pour gagner du temps

Grâce à ces changements, le programme d’écriture informatique le plus utilisé au monde devrait devenir plus léger, plus rapide et donner accès rapidement aux fonctions les plus utiles et les plus fréquentes, afin de ne pas perdre de temps dans les tâches de gestion documentaire qui devraient être automatisées.

Ci-dessous, nous voyons 10 des paramètres que vous devez modifier pour améliorer votre travail avec Word et économiser du temps et des efforts.

1) Définissez l’emplacement préféré où enregistrer les fichiers

Allez dans le menu Fichier – Options puis dans l’onglet Enregistrer pour configurer le dossier préféré dans lequel enregistrer vos documents.

L’avantage est que vous pouvez ainsi utiliser le bouton sur la disquette pour enregistrer immédiatement un nouveau document et pour pouvoir le rouvrir rapidement.

Vous pouvez également, dans le même onglet, choisir le format de fichier par défaut et le changer en docx ou doc odt ou rtf selon vos besoins.

2) Déplacez « Enregistrer sous » dans la barre d’accès rapide.

Le bouton Enregistrer sous doit toujours être à portée de main pour que tout nouveau document puisse être enregistré immédiatement avec un nom reconnaissable.

Vous pouvez donc profiter de la barre d’accès rapide, la plus haute de toutes, qui comporte également des boutons Enregistrer et restaurer les modifications.

Dans la barre, appuyez sur la flèche vers le bas et appuyez sur Autres commandes.

Dans les options de Word, trouvez la commande Enregistrer sous et ajoutez-la dans la colonne de droite.

Rappelez-vous, cependant, que l’enregistrement sous peut être fait rapidement en appuyant sur la touche F12 du clavier du PC.

3) Désactivez la case Options de collage pour accélérer les opérations de copier, couper et coller

Lorsque vous cliquez avec le bouton droit de la souris sur un document Word, sous Copier et couper, vous trouverez les options de collage qui peuvent prendre un certain temps.

Si vous préférez le désactiver et utiliser le texte par collage toujours en mode non formaté, pour faire apparaître le bouton de collage classique, allez dans le menu Fichier – Options – Avancé et décochez le bouton Afficher les options par collage.

Il n’en reste pas moins que le copier-coller peut être effectué plus rapidement en utilisant les combinaisons de touches CTRL+C, CTRL+X et CTRL+V .

4) Définir un caractère prédéfini

Microsoft Word 2013 utilise la police par défaut Calibri de taille 11.

C’est précisément parce qu’il est par défaut et tout le monde l’utilise, il peut être conseillé de le changer, peut-être en réglant le bon vieux Times New Roman ou Helvetica (ou Arial) élu meilleure police pour écrire un CV et, par conséquent, aussi grand pour les documents commerciaux.

Pour modifier la police d’un document, maintenez simplement l’onglet Accueil du ruban et choisissez la police dans le menu déroulant.

Pour modifier la police par défaut de tous les documents qui seront écrits à l’avenir, cliquez plutôt sur le coin droit de la boîte de police dans l’onglet Accueil.

Choisissez Arial, appuyez sur le bouton Définir par défaut, puis changez l’option en « Pour tous les documents » avant de cliquer sur OK.

5) Désactiver les pointes en plaçant le curseur sur un bouton

Ceux qui ont assez d’expérience avec Word peuvent rendre le programme plus rapide en désactivant les conseils et mini guides qui apparaissent automatiquement lorsque vous sélectionnez un bouton.

Si vous ne les lisez jamais, vous pouvez les désactiver dans le menu Fichier – Options – Général, en changeant le style de description de la commande, en n’affichant pas les descriptions des commandes ou en n’affichant pas la description des caractéristiques… pour laisser quand même la possibilité de lire le nom d’un bouton lorsque vous placez le curseur sur celui-ci.

Ce dernier mode est préférable car il affiche le nom des commandes sans description.

6) Modifier le modèle Normal avec un modèle à votre goût

Pour gagner du temps dans la mise en page et les options de formatage répétitif, vous pouvez créer un modèle par défaut pour chaque nouveau document qui s’ouvre.

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le style Normal au centre-droit du ruban et cliquez sur Modifier.

Modifiez ensuite la police comme indiqué à l’étape 4, puis la taille et le style de la police.

Les boutons au-dessus de l’aperçu vous permettent également de choisir les marges latérales et la hauteur de l’interligne.

En bas à gauche, vous pouvez entrer d’autres sections d’édition telles que tabulation, paragraphe, bords et autres.

Avant de cliquer sur OK et de quitter, sélectionnez l’option ci-dessous « Dans les nouveaux documents basés sur ce modèle ».

Remarque : Le style Normal est enregistré dans un fichier appelé Normal.dotm.

S’il est renommé, endommagé ou déplacé, Word crée automatiquement une nouvelle version qui utilise les paramètres par défaut d’origine et vous perdrez vos personnalisations.

7) Modification des renseignements personnels dans les documents

C’est quelque chose que beaucoup de gens oublient et qui est susceptible de vous faire paraître mauvais.

Si nous écrivons un nouveau document à partir d’un document existant et écrit par un autre, le lecteur peut s’apercevoir que le document n’est pas le nôtre, car l’information qu’il contient montre un autre auteur.

Toutes les métadonnées et informations personnelles peuvent être consultées à partir du menu Fichier Informations

La modification des renseignements personnels dans Word ne se fait qu’une seule fois et s’applique à tous les documents enregistrés ultérieurement.

Vous pouvez modifier les informations de l’auteur dans le menu Fichier – Informations ou aussi dans Fichier – Options – Général et mettre votre nom sous « Personnaliser la copie Office utilisée ».

Si vous voulez changer l’auteur d’un document spécifique, vous pouvez utiliser le menu Revue ou, dans la boîte qui apparaît lorsque vous sauvegardez sous, vous pouvez ajouter et modifier l’auteur.

8) Supprimer les propriétés du document et les informations personnelles

Si vous voulez garder une confidentialité absolue sur la personne qui a écrit et édité un fichier Word, il est important de supprimer les métadonnées cachées qui contiennent les noms de ceux qui y ont travaillé, la date de création, les versions précédentes, le temps de travail et autres choses.

Les informations stockées par Microsoft Office sont visibles depuis Fichier – Informations.

Pour supprimer toutes ces informations, allez dans le menu Fichier – Options, cliquez sur Centre de sécurité et ensuite sur Paramètres du centre de sécurité.

Allez dans Options de confidentialité et appuyez sur la touche Contrôle des documents, puis choisissez de supprimer toutes les métadonnées.

Remarque : Il s’agit d’un paramètre lié au fichier que vous utilisez et non permanent.

9) Désactiver la vue protégée dans Word

L’affichage protégé est un mode lecture seule qui – comme son nom l’indique – est destiné à protéger l’ordinateur d’un document reçu en cas d’infection.

Si vous recevez des fichiers de sources fiables, vous pouvez désactiver l’affichage sécurisé.

Allez ensuite dans Fichier – Options – Centre de sécurité – Paramètres du centre de sécurité et décochez toutes les options ou seulement certaines d’entre elles dans la section Vue protégée.

10) Défilement automatique Défilement automatique

Pour la lecture mains libres de documents longs, le défilement automatique peut être activé à l’aide d’un seul bouton.

Ce bouton peut être ajouté à la barre d’accès rapide en haut en appuyant sur la touche fléchée vers le bas, en allant dans Autres commandes – Choisir des commandes – Toutes les commandes-

Le bouton de défilement automatique apparaît sous la forme d’un cercle blanc.

Le pointeur de la souris se transforme en double flèche et vous pouvez faire défiler le document vers le haut et vers le bas avec la souris, sans rien cliquer.

Pour quitter le mode de défilement automatique, appuyez sur un bouton de la souris ou appuyez sur Echap.