Organisez votre boîte de réception si vous recevez trop de courriels

De plus, la plupart des courriels reçus dans votre boîte de réception sont de peu d’importance ou même du spam, généralement sous forme de messages publicitaires.

Le courrier est un outil ancien (technologiquement parlant), qui a évolué et, bien que beaucoup continuent à utiliser le courrier à l’ancienne, il existe plusieurs façons de mieux organiser le courrier entrant, d’éviter le gaspillage d’énergie à lire le courrier moins important et de répondre plus rapidement aux plus urgents.

En attendant, nous devons commencer à dire que les services de messagerie ne sont pas tous les mêmes : Gmail, le mail de Yahoo et Hotmail de Microsoft sont clairement les meilleurs dans la catégorie des services gratuits via Internet.

Puisqu’il est possible de les utiliser même sans changer l’adresse e-mail, ceux qui utilisent différents services devraient changer leur adresse e-mail (voir par exemple comment s’abonner à Hotmail sans changer l’adresse e-mail).

Sinon, vous devriez certainement utiliser un client de messagerie, tel que Microsoft Outlook, pour recevoir du courrier sur votre ordinateur.

Pour vous débarrasser du poids d’un trop grand nombre d’emails reçus, vous devez optimiser votre boîte de réception.

Comme mentionné à plusieurs reprises, le spam n’est pas nécessairement constitué de messages publicitaires non autorisés ; très souvent, il s’agit de newsletters envoyées par des sites auxquels vous vous êtes inscrit en donnant votre accord.

Pour éviter que ces newsletters n’encombrent votre boîte de réception, vous devez sélectionner les newsletters que vous souhaitez vraiment recevoir et celles que vous ne souhaitez pas recevoir.

Chaque mail de ce type, défilement vers le bas a un lien, souvent écrit avec un petit caractère caché, pour se retirer de la liste de diffusion et ne plus recevoir ces messages.

Parfois, il s’agit d’un lien vers le bouton de désabonnement (unsubscribe), parfois il s’agit de « remove » alors que dans certains cas, vous devez écrire un nouveau message demandant la suppression de la liste de diffusion.

Après avoir cliqué sur Se désabonner, les sites plus sérieux automatisent la suppression tandis que d’autres forcent l’utilisateur à se connecter à son compte et à modifier ses options de notification par courriel.

Tant et si bien que certains services sont nés pour supprimer automatiquement les abonnements aux newsletters, comme Unroll.me qui fonctionne avec mail, Hotmail et Yahoo et avec les clients de messagerie des téléphones mobiles et PCs (Outlook et Thunderbird).

Pour lutter contre le spam, les services Yahoo, Google Mail et Hotmail fournissent d’excellents filtres (en particulier YahooMail) mais, pour augmenter cette protection, il existe des programmes gratuits pour bloquer le spam.

Après avoir fait un peu de nettoyage, vous devez organiser vos messages de la boîte de réception en essayant de les agréger.

Lorsque vous recevez des courriels de sites Web avec lesquels vous voulez rester en contact, vous pouvez réduire votre boîte de réception avec Google InBox à utiliser au lieu de Gmail.

Facebook a mis en place un système de Email notification (dans les paramètres du compte – notifications) où vous pouvez choisir de ne recevoir par email que les mises à jour importantes et les emails de résumé au lieu des emails individuels de notification.

Ceux qui utilisent Gmail ont beaucoup d’applications et de plugins qui optimisent Gmail et rangent leur boîte de réception.

Par exemple, parmi ceux-ci, je voudrais mentionner le plugin Sortd for Gmail, qui s’intègre à Gmail et organise automatiquement les messages en les divisant en plusieurs colonnes.

En ce qui concerne l’organisation du courrier entrant dans les dossiers, dans tous les services de messagerie, vous pouvez créer des règles automatiques pour filtrer les e-mails.

Devenir bon dans la définition de règles de filtrage vous permet de trier votre courrier ou de fournir des réponses automatiques.

Par exemple, si vous êtes abonné à la newsletter de www.clic-ouest.fr, vous pouvez créer un filtre comme celui-ci, tous les mails quotidiens avec de nouveaux articles, sont sauvegardés ensemble, peut-être avec le paramètre « déjà lu », et il devient alors facile d’aller les lire quand vous voulez et rechercher les messages passés.

Sur Gmail il y a le plugin des réponses par défaut (qui se trouve dans les paramètres Labs, et qui doit être activé) avec des modèles préconfigurés, essentiels pour répondre rapidement aux messages répétitifs.

L’envoi ne sera pas automatique mais, de cette façon, il suffit de deux clics pour envoyer la réponse, sans avoir à toujours réécrire les mêmes choses (dans un autre mail j’avais signalé un autre programme pour créer des modèles et fac-similés pour des réponses automatisées)

En combinaison avec des filtres, vous pouvez également configurer des réponses automatiques pour certains mots-clés.

Un autre excellent plugin pour Gmail est Boomerang qui vous permet de retarder l’envoi d’emails et d’envoyer des messages postaux datés : je l’écris maintenant, je l’envoie en deux heures, pour une stratégie ou une organisation personnelle.

Boomerang est l’un des plugins les plus utiles pour Gmail sur le navigateur Google Chrome.

Utile donc, sur Gmail, le « postpone » pour reporter la lecture des Emails.

Pour couronner le tout, vous pouvez recevoir des alertes sur votre ordinateur pour les messages entrants avec des outils comme EmailTray ou, mieux encore, Pop Peeper qui fonctionne avec tout programme ou service mail.

Dans d’autres messages, j’ai également signalé l’outil pour recevoir une notification de bureau des nouveaux emails dans Gmail et des extensions pour notification des emails non lus sur Chrome et Firefox.