Les meilleures fonctionnalités utiles et spéciales de Google Docs

En plus d’être une application complète pour écrire des documents et créer des présentations et des feuilles de calcul, la suite Google Docs inclut des outils spéciaux et des fonctions très puissantes, parfois même absentes dans Office, qui en font bien plus qu’une simple alternative, mais une option qu’il est important de se rappeler quand cela est nécessaire.

Ces fonctions sont nées grâce à l’intégration que Google fait avec ses nombreux produits en ligne, dont principalement Google Search et Google Drive, auxquels Google Docs est étroitement lié.

Bien que nous ayons déjà beaucoup parlé de ces applications web, même avec un guide d’utilisation de Google Docs et Google Drive, il vaut la peine de revenir sur le sujet avec les 10 meilleures fonctionnalités et des astuces spéciales trouvées dans Google Docs, pour faire certaines opérations autrement difficiles ou impossible avec Office et des programmes similaires.

1) Écrire des dictées verbales

C’est l’une des meilleures fonctionnalités disponibles dans Google Docs, qui grâce à la tachnologie de reconnaissance vocale très avancée et précise de Google, permet à chacun d’écrire un texte ou un document simplement en le dictant verbalement.

La saisie vocale se trouve dans le menu Outils, nécessite Google Chrome et fonctionne parfaitement en anglais.

Nous avons déjà parlé de cette fonction dans l’article sur la façon de dicter pour écrire des documents verbalement sur chaque ordinateur « speech-to-text ».

2) Supprimer et uniformiser le formatage du texte

Si vous copiez et collez du texte à partir d’un autre fichier Word ou d’un site Web, cela inclut également le formatage, c’est-à-dire la police, la taille et tous les différents réglages tels que les caractères gras, italiques et autres.

Pour supprimer le formatage de texte de Google Documents, sélectionnez simplement le texte, puis allez dans le menu Format pour trouver l’option qui efface le formatage.

De plus, Google Docs dispose d’une option très utile pour normaliser le formatage du texte afin qu’il soit le même pour l’ensemble du document.

Sans rien sélectionner, allez simplement dans Format Styles de paragraphe Texte normal Mettre à jour le texte brut.

3) Ajouter plus de polices d’écriture

Google Docs fournit des centaines de polices (polices) pour écrire un document.

Dans le menu de sélection des polices, dans la barre d’outils en haut de la page, vous pouvez faire défiler la liste et cliquer sur Autres caractères pour trouver toutes les polices Google avec prévisualisation.

4) Créer un document partagé super rapide

Si nous devons travailler sur une feuille d’idées avec quelqu’un, si nous avons besoin d’une feuille d’inscription à partager avec de nombreuses personnes, si nous voulons qu’elle serve de tableau noir pour écrire et commenter, alors nous pouvons facilement créer un document partagé, dans lequel tous les participants peuvent écrire.

Pour ce faire, il suffit de créer un nouveau document dans Google Docs, puis d’utiliser le bouton Partager pour donner la permission d’éditer à l’utilisateur.

Vous pouvez ensuite laisser n’importe qui avec le lien le partager (en appuyant simplement sur Obtenir le lien, puis modifier à partir de voir pour modifier) ou spécifier quelles personnes peuvent y accéder en utilisant leurs adresses e-mail.

Sur un document partagé, vous pouvez appuyer sur le bouton en haut à droite du crayon pour passer du mode Edition au mode Indice.

De cette façon, tout ce que vous écrivez ne change pas le document, mais devient une suggestion ou un commentaire que l’autre personne peut accepter ou refuser.

Sur un document partagé, vous pouvez également attirer l’attention de quelqu’un en le marquant dans le commentaire, en utilisant le symbole @ ou le + suivi d’une adresse e-mail.

Cette personne recevra un courriel d’alerte pour vérifier le changement ou le commentaire.

5) Insérer des liens vers d’autres parties de l’article comme signets

Pour les documents longs, l’ajout de signets vous permet de vous déplacer d’un point à un autre très rapidement.

En allant dans Insérer Signet, vous pouvez ajouter un lien interne au document.

Une petite icône bleue sera ajoutée au bord gauche du document.

En cliquant sur l’icône bleue, vous pouvez ensuite cliquer avec le bouton droit de la souris sur le mot Lien pour copier le lien si vous voulez le partager, afin de pouvoir ouvrir le document à ce moment.

Vous pouvez également appeler ce lien dans le document lui-même en créant un lien à partir du menu Insérer Lien.

6) Mode hors ligne de Google Docs

C’est une fonction active depuis plusieurs années qui fait de Google Docs presque un programme installé sur votre PC, même sans connexion Internet.

Oui ce mode nous avons écrit un guide pour ouvrir des fichiers et documents Google Docs sans Internet, possible uniquement sur Chrome.

Avec le mode hors ligne activé, vous pouvez visualiser et modifier des documents, des feuilles, des diapositives et des dessins sur votre PC sans Internet et les fichiers seront synchronisés la prochaine fois que vous reviendrez en ligne.

7) Créer des substitutions automatiques de mots et de caractères

Dans Outils Préférences, vous pouvez voir une liste de substitutions déjà définies, telles que des nombres avec des fractions, des flèches ou l’inscription TM pour dire Marques de commerce.

C’est un moyen plus rapide d’enregistrer et d’écrire les caractères spéciaux qui ne se trouvent pas sur le clavier standard.

En plus de ceux déjà présents, vous pouvez ajouter des remplacements personnalisés pour que, si j’écris une certaine abréviation, les caractères soient automatiquement affichés dans un autre style.

8) Trouver le sens et la définition de chaque mot

Google Docs intègre le dictionnaire Google.

En cliquant avec le bouton droit de la souris sur un mot, vous pouvez ensuite appuyer sur « Définir » pour ouvrir le dictionnaire latéral et connaître la signification, la définition, les synonymes de ce mot, sans quitter la page Google Documents.

9)Rechercher des mots, phrases et images sur Internet à partir de Google Docs.

Vous pouvez également choisir l’option Explorer, pour faire une recherche Google pour ce mot.

Tous les liens ouverts s’ouvrent dans un nouvel onglet et peuvent être insérés dans le document à l’aide de la clé avec guillemets (Cita).

Notez alors que si vous faites une recherche par mot, vous pouvez également effectuer une recherche dans Google Pictures.

La beauté de cette fonctionnalité est que chaque image trouvée peut être glissée sur le document à l’aide de la souris, d’une manière ultra rapide et simple.

10) Historique des révisions pour passer en revue les modifications apportées.

Si vous travaillez sur un document depuis longtemps et que vous y apportez de nombreuses modifications, vous pouvez consulter tous les changements et ajouts effectués en allant dans le menu Fichier Afficher l’historique des révisions.

Toutes les modifications que vous apportez et qui sont listées dans l’ordre chronologique peuvent alors être rapidement restaurées pour annuler la modification.

Si vous y repensez, vous pouvez toujours revenir au changement le plus récent, sans aucun problème, car le choix d’une version précédente devient simplement un nouveau changement dans la liste de l’historique des révisions.

En plus de ces 10 fonctions importantes, il convient également de mentionner, dans d’autres articles, que :

– Vous pouvez utiliser des extensions dans Google Docs comme celle qui permet de créer rapidement un résumé ou un index de document, celle qui permet de traduire un document dans d’autres langues, de créer des listes de puces, d’utiliser des surligneurs, d’ajouter une carte, une bibliographie et bien plus.

– Vous pouvez intégrer Google Keep dans Google Docs pour importer des notes et des notes prises avec votre téléphone portable dans vos documents.

– Vous pouvez utiliser des applications pour ouvrir des fichiers avec Google Docs sur votre PC comme programme Office par défaut, en utilisant des applications pour créer des documents, feuilles et diapositives.

– Vous pouvez utiliser le programme Google Drive et Photo Backup pour PC et Mac pour synchroniser les documents téléchargés.