Apprenez à formater le texte dans Word, les styles, les paragraphes et les sections pour contrôler l’affichage de ce que vous écrivez sans devenir fou.
Ecrire un document sur l’ordinateur est facile, mais formater le texte ou changer son aspect, le diviser en paragraphes, sauts de page, marges, etc. peut devenir frustrant si vous ne connaissez pas les bases.
Tout le monde aura eu le problème de voir des pages blanches au milieu d’un document, de ne pas pouvoir diviser des chapitres, de voir que l’impression est différente de ce que vous voyez à l’écran.
Vous pouvez améliorer considérablement l’écriture de documents avec Microsoft Word et minimiser les erreurs sans devenir fou en apprenant comment le formatage de texte fonctionne dans Word et quels outils sont disponibles pour le contrôler.
Les instructions dans cet article sont basées sur Word 2010, mais devraient fonctionner avec les versions précédentes et ultérieures de Word, sauf indication contraire.
1) Les trois niveaux de formatage dans Microsoft Word
Le premier truc pour formater un document dans Word est de comprendre comment Word interprète le formatage de texte.
L’esprit humain pense qu’un document est composé de mots qui forment des phrases, des phrases qui forment des paragraphes, des paragraphes qui forment des pages, etc.
Pour Word, par contre, chaque document est composé de trois niveaux de base :
– Sections : Chaque document Word comporte une ou plusieurs sections.
– Paragraphes : Chaque section comporte un ou plusieurs paragraphes.
– Caractères : Chaque paragraphe contient un ou plusieurs caractères.
Word permet d’appliquer le formatage à un document entier ou à des pages spécifiques d’un document, mais en réalité chaque règle est toujours appliquée à l’un de ces trois niveaux et donc pas au document entier.
2) Voir les caractères cachés
Pour apprendre à formater du texte dans Microsoft Word et à travailler avec des styles, vous devez toujours garder les caractères cachés visibles, au moins jusqu’à ce que vous deveniez assez bon pour les « voir » même s’ils ne sont pas visibles à l’œil nu.
Dans la barre d’outils principale, cliquez sur le bouton avec le symbole ¶, pour voir les caractères non imprimables et cachés qui sont les symboles de la structure d’un document.
La feuille aura maintenant l’air sale avec des points sur les côtés, et ¶ à la fin de chaque ligne se terminant par un point.
Dans Word, chaque bouton que vous appuyez sur le clavier est un caractère, mais seules les lettres, les chiffres et la ponctuation sont visibles.
Avec l’option Afficher les caractères cachés, essayez d’appuyer sur Entrée, Tab et Espace pour comprendre que ceux-ci sont aussi interprétés comme des caractères, non imprimables.
Lors du copier-coller dans le texte, ces caractères sont également copiés.
Il peut être un peu laid de voir tous ces caractères étranges autour du texte, mais il faut s’y habituer pour vérifier le formatage.
En appuyant de nouveau sur la touche ¶, vous pouvez toujours désactiver les caractères cachés.
Vous pouvez contrôler exactement quels caractères afficher et masquer en allant dans Fichier – Options – Afficher.
Le seul élément que vous ne voyez pas sont les interruptions de section dans le document, visibles uniquement lorsque vous passez en mode brouillon (menu Affichage – Structure).
3) Vérifiez les sections
Les sections contrôlent l’ensemble du flux de documents.
Tous les documents Microsoft Word commencent par une seule section qui change lorsque vous ajoutez les modifications suivantes :
– Une interruption manuelle de section est insérée.
Vous pouvez créer une nouvelle section manuellement en insérant un saut de section (dans le menu Word Mise en page – Interruptions).
Il existe deux types de sauts de section, l’un interrompant le texte sur la page, l’autre continuant à écrire sur la même page que l’interruption.
Dans Word il y a aussi des sauts de page impairs et pairs.
– Le formatage de pages spécifiques est modifié.
Rappelez-vous que Word ne voit pas les pages, mais seulement les sections.
Lorsque vous modifiez le formatage d’une page ou d’une plage de pages particulière, Word crée une nouvelle section pour elles en insérant automatiquement un saut de section au-dessus et au-dessous.
Tout changement de formatage au niveau de la page s’applique à l’ensemble de la section.
Les sections peuvent vraiment vous rendre fou si vous ne comprenez pas comment les gérer et ce qu’elles sont, d’autant plus que vous devez utiliser la vue Structure pour les gérer.
Une erreur typique d’un débutant est de continuer à écrire sur une page suivante sans interrompre la page en appuyant plusieurs fois sur Entrée.
4. utiliser des paragraphes
Ce paragraphe est sans aucun doute l’élément le plus important d’un document Microsoft Word.
Le succès de la mise en forme d’un texte dépend de la compréhension de son fonctionnement.
Le paragraphe est une phrase qui se termine en allant à la fin, puis en utilisant la touche . et en appuyant sur Entrée.
In Word, a paragraph is indicated by the sign ¶¶
Le signe du paragraphe est un caractère important et spécial car il nous dit tout sur la structure du texte.
Voir le ¶¶¶ nous permet d’éviter les erreurs telles que passer à la page suivante en appuyant plusieurs fois sur Entrée ou en perdant le formatage dans le copier-coller.
C’est parce que tu ne copies pas le symbole.
Pour écrire en Word, il est essentiel de voir ces caractères et de toujours savoir où une phrase se termine.
5) Utiliser des styles pour organiser et appliquer le formatage
Un style est un ensemble d’informations de formatage que vous pouvez appliquer immédiatement à une partie de texte.
Les styles sont utiles pour appliquer le même formatage dans un document.
Le menu Word Home vous permet de choisir entre quelques styles prédéfinis qui sont de deux types : les styles de paragraphe et les styles de police.
Les styles rapides sont disponibles à partir d’un menu déroulant dans la barre principale.
– Les styles de paragraphe incluent le formatage appliqué à un paragraphe entier (tableaux, interlignes, bordures et retraits), ainsi que le formatage des caractères (police, taille, couleur).
Les styles de paragraphes sont marqués du signe ¶¶.
– Les styles de police contiennent uniquement des informations sur le formatage des caractères sélectionnés dans un paragraphe.
Les styles de police ne comprennent que le formatage des caractères, des lettres et des chiffres.
Si vous appliquez un style de caractère dans un paragraphe, celui-ci prévaut sur le style du paragraphe.
Vous pouvez éditer les styles existants, mais il est préférable de les laisser où ils sont et créer votre propre si vous voulez avoir ce contrôle.
Dans les options de création du nouveau style, il est préférable de l’ajouter au menu des styles rapides mais de ne pas activer l’option mise à jour automatique.
Il est préférable d’utiliser le même style automatiquement pour le paragraphe suivant afin d’avoir un document uniforme.
Pour les titres ou les légendes, il est préférable d’utiliser des styles différents.
Toutes les notions de base sur les styles dans Word sont expliquées en détail dans le guide Office français sur cette page.
6) Préparer le document en premier
Il n’y a rien de plus frustrant que d’essayer de résoudre les problèmes de section dans Word ou de résoudre un problème avec les styles d’un document déjà prêt.
La meilleure façon d’écrire sur Word est de le faire sans se soucier du formatage, puis, une fois terminé, d’ouvrir un nouveau document, de le préparer correctement et de copier le texte de l’ancien vers le nouveau, en le collant comme du texte non formaté.
