Access est l’un des principaux programmes de la suite Microsoft Office, donc, celui qui a Word, Excel et Powerpoint, a sûrement aussi Access même s’il ne l’a jamais utilisé.
Le problème avec Access, c’est que lorsque vous l’ouvrez, vous ne savez pas vraiment quoi faire.
Bien qu’Excel soit très clair à première vue, Access s’ouvre vide et même si vous pouvez commencer à travailler avec l’un des modèles prédéfinis, vous serez surpris par sa diversité par rapport aux autres logiciels Office.
Le Microsoft Access 2007 ou 2010 n’est pas aussi difficile qu’il pourrait sembler à première vue, pour certains il est même plus facile qu’Excel, seulement qu’il doit être utilisé pour un but spécifique et exige une certaine préparation préalable.
Créer une base de données signifie créer un enregistrement de données, c’est-à-dire une série de tables, peut-être liées entre elles, qui peut être une liste de personnes, produits, objets, sommes d’argent, etc.
Access permet, en effet, de créer son propre programme personnalisé pour gérer ces données, les insérer rapidement et les traiter, filtrer et étudier facilement.
Il est impossible d’expliquer comment utiliser Access dans un seul article ; des manuels plus ou moins complexes ont été écrits sur ce programme avec des possibilités infinies.
Ce court post préliminaire n’a pour but que d’indiquer qu’avec Access vous pouvez également gérer les tables d’un restaurant, les chambres d’un hôtel ou encore les coûts de votre entreprise, les factures émises ou reçues, les livres dans une bibliothèque, la liste des CD et tout autre type de données.
Apprendre l’accès à la maison pourrait être un travail fastidieux au début, mais je peux vous assurer que la compréhension de l’accès peut mener à de nombreuses possibilités d’emploi (peu de gens sont bons avec Access) et peut faciliter toute tâche à accomplir sur l’ordinateur.
Microsoft Access est un SGBDR (Système de gestion de base de données relationnelle), c’est-à-dire une base de données relationnelle , dans laquelle les données sont liées entre elles par des relations de dépendance.
Il n’est pas idéal pour les grandes bases de données qui nécessitent des programmes différents mais est le plus simple des logiciels de base de données, gratuit (dans le sens qu’il est inclus avec Excel Word et Powerpoint) et fonctionne également bien avec 10 utilisateurs simultanés.
La principale différence avec Excel est que les données brutes doivent être saisies dans les tableaux Access et non dans des calculs mathématiques comme dans Excel.
Essayez ensuite de ouvrir Accès depuis le menu Démarrer de Windows et créer une nouvelle base de données vide en lui donnant un nom.
Dans Access, vous devez sauvegarder les modifications structurelles, mais les données sont automatiquement sauvegardées lorsque vous les saisissez.
La première chose à faire est de pour créer une table, un élément de base qui fonctionne comme une feuille de calcul normale mais où il est important de ne pas entrer de données mais de spécifier des colonnes.
Un clic droit sur le champ vous amène à la structure de la table où vous pouvez spécifier les propriétés de chaque champ.
Chaque table doit avoir une clé primaire qui peut être le compteur normal ou une autre valeur numérique incrémentale, avec des doublons non autorisés.
La planification exige que vous créiez autant de tables que possible pour le nombre d’éléments différents qu’il y a d’éléments .
Par exemple, si vous voulez organiser votre propre bibliothèque de livres, vous pouvez créer un tableau avec des titres, un pour les auteurs, un pour les catégories et un pour les années de publication.
Séparer les différents éléments, en gardant à l’esprit qu’ils peuvent être connectés, vous permettra alors de créer des filtres ou des requêtes beaucoup plus flexibles.
Les tables d’Access peuvent être reliées entre elles, reliant les valeurs d’une colonne à celles d’une autre table.
On peut ensuite créer un tableau général résumant les relations entre les éléments.
La liste réelle des livres a pour enregistrement les valeurs « Rechercher » des autres tableaux, avec un lien vers chaque titre, un auteur, l’année et la catégorie spécifique.
Ce n’est pas à partir de la vue tabulaire que les champs doivent être remplis : contrairement à Excel, vous pouvez créer un masque qui devient l’interface du programme créé.
Un masque est une fenêtre dessinée de façon personnalisée, où apparaissent les champs à remplir pour une insertion rapide.
Pour revenir à l’exemple des livres, vous pouvez créer un masque pour insérer un nouveau titre, puis son auteur, l’année et la catégorie, en choisissant ces valeurs dans la liste déjà créée ou en insérant un nouveau nom dans les autres masques liés).
Après avoir créé certaines tables, vous pouvez créer des requêtes ou des filtres pour extraire des valeurs particulières des différentes tables.
Dans Access il y a un assistant pour créer des requêtes qui seraient autrement difficiles à comprendre.
Les rapports sont des feuilles statiques dans lesquelles vous pouvez extraire les sommes de données saisies dans les tableaux, pour voir les graphiques ou les pages de résumé également à publier sur un site web.
Les modules Macros et sont la partie la plus complexe d’Access, où il est possible de définir des automatismes entre les valeurs afin de rendre l’insertion encore plus rapide, d’intégrer Access avec d’autres programmes et de donner plus de rigidité à la base, imposant des règles.
Ce qu’il est important de comprendre à propos d’une base de données Access, c’est la façon de penser du programme : les tables sont la base de données, vous devez créer de nombreuses tables pour chaque type d’enregistrement qui peuvent ensuite être agrégées ensemble, filtrées avec des requêtes et insérées par masques.
Pour apprendre Access, vous devez télécharger un cours illustré et interactif.
Des sites comme HTML.co.uk ont des guides pour démarrer avec Access.
Le meilleur guide en ligne en français et mis à jour sur Access 2010 et Access 2007 est toujours celui du site Microsoft qui offre un aperçu général très détaillé.
