Guide de base pour l’utilisation de Microsoft Outlook et de ses principales fonctions

Outlook est vital dans de nombreuses organisations, non seulement en raison de sa capacité évidente à gérer le courrier électronique, mais aussi en raison de ses fonctions de calendrier, de tâches et de carnet d’adresses.

Pour les entreprises, il est pratique de connecter Outlook à un serveur Exchange afin que tout le monde puisse partager le même carnet d’adresses et les mêmes calendriers, ce qui en fait un excellent outil de collaboration à l’échelle de l’entreprise.

Pour une utilisation à domicile, Outlook est principalement utilisé pour télécharger le courrier sur votre PC et le stocker en dehors d’Internet, mais, bien que la plupart des gens n’utilisent certainement pas un serveur Exchange à la maison et ne savent probablement même pas ce que c’est, les fonctionnalités d’Outlook en font un puissant outil de gestion des tâches pour une utilisation personnelle et non professionnelle, pour lire des e-mails, suivre des rendez-vous, organiser un carnet d’adresses et beaucoup plus.

Dans ce guide nous faisons un cours bref et ciblé sur l’utilisation de Microsoft Outlook (en prenant sa dernière version, Outlook 2013) pour apprendre ses fonctions principales et le configurer avec chaque compte de messagerie.

Toute personne possédant des programmes Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, etc.) a également Outlook sur son ordinateur et peut l’ouvrir pour un premier accès.

Étant un produit de la série Office, vous trouverez une interface familière, un peu semblable à celle de Word, bien qu’elle serve à des fins très différentes.

La vue par défaut d’Outlook est la boîte de réception, en haut se trouve le ruban ruban ruban, caché pour économiser de l’espace à l’écran.

Pour voir et cacher rapidement le ruban , appuyez simplement sur les touches CTRL – F1.

Vous pouvez verrouiller la barre en appuyant sur la punaise qui sert à la fixer et non plus à la cacher.

Le ruban ruban ruban ruban ruban ruban permet de trouver très facilement les boutons pour activer les fonctions et utiliser les outils du programme.

L’onglet Accueil a différents boutons selon le mode et l’écran dans lequel vous vous trouvez.

Sur l’écran principal, il y a des options pour le courrier électronique.

Le long du bord gauche d’Outlook il y a des dossiers, tandis qu’en bas de ce panneau se trouvent les modes Outlook : Boîte de réception, Calendrier, Personnes, Tâches, etc.

En cliquant sur la flèche en haut du panneau de navigation, il s’agrandit dans le volet pour afficher la structure des dossiers de votre compte de messagerie.

Cliquez sur les trois points pour accéder à des modes Outlook supplémentaires : notes, dossiers et raccourcis Outlook.

A partir des « Options de navigation », vous pouvez modifier l’ordre dans lequel les différents éléments apparaissent et désactiver la navigation compacte si vous utilisez un grand écran.

L’onglet Envoyer / Recevoir concerne spécifiquement les fonctions de la boîte de réception, mais il apparaît également dans d’autres modes (calendrier, tâches, etc.), même si elles n’ont pas les mêmes fonctionnalités.

Selon le type de protocole de messagerie que vous utilisez (IMAP ou POP), vous pouvez ou non avoir la possibilité de télécharger uniquement les en-têtes de message, marquer ou désélectionner les messages à télécharger, et d’autres fonctions (qui ne sont disponibles qu’avec le protocole IMAP, toujours recommandé)

L’onglet dossier permet de gérer les dossiers des comptes de messagerie, d’en créer de nouveaux, de choisir les règles d’archivage automatique des anciens messages et autres propriétés.

En mode calendrier, il n’y a pas de dossiers, vous pouvez donc copier ou déplacer des calendriers à partir de ce menu.

La structure des dossiers est essentielle pour gérer votre courrier et le garder en ordre, afin de ne pas manquer des messages importants et de retrouver votre courrier plus facilement.

Les options d’affichage contiennent les fonctions essentielles pour masquer ou afficher certaines informations et éléments de l’interface Outlook, y compris les rappels.

Dans le mode calendrier, vous pouvez changer la façon dont vous voyez les jours, avec une vue mensuelle, hebdomadaire ou quotidienne et la couleur.

Les options de la barre multifonctions du ruban ruban ruban, comme mentionné ci-dessus, changent en fonction de l’endroit où vous vous trouvez.

Si vous écrivez un nouveau mail, vous trouverez tous les boutons pour le formatage du texte, pour ajouter des pièces jointes, images, étiquettes, etc.

L’onglet Insérer est présent dans chaque section d’Outlook et vous permet d’éditer le contenu des messages, des tâches, des événements du calendrier.

Dans le cas des messages électroniques, il y a un bouton pour les Options où vous pouvez trouver le choix du thème, des couleurs, des polices et des effets, le CCN (copie carbone cachée pour cacher les destinataires du message) et la demande de confirmation de lecture de l’e-mail.

L’onglet Révision contient les fonctions de correction automatique de l’orthographe et de la grammaire, qui sont utiles pour éviter les erreurs lors de la rédaction d’e-mails.

Vous pouvez également traduire les messages envoyés dans d’autres langues.

Nous passons maintenant à la configuration d’un compte email qui peut être automatique ou manuel.

Lorsque vous démarrez Outlook pour la première fois, vous êtes invité à créer un compte, que vous pouvez également sauter initialement et l’ajouter ultérieurement.

Vous pouvez utiliser Outlook sans compte en mode calendrier, tâches et notes.

Cependant, puisqu’il s’agit d’un programme conçu principalement pour la gestion des courriels, il vaut la peine d’ajouter un compte immédiatement en essayant la configuration automatique où il vous suffit d’entrer le nom d’utilisateur et le mot de passe que vous utilisez pour accéder à votre boîte de réception.

Si la configuration automatique ne fonctionne pas (elle fonctionne certainement avec les adresses Hotmail et Outlook.com, mais pas avec d’autres fournisseurs), vous devez procéder avec la configuration manuelle .

Pour ajouter un compte à Outlook, allez dans l’onglet Fichier du ruban et suivez la procédure de configuration manuelle.

En configuration manuelle, le premier choix est d’utiliser un compte POP ou IMAP (ou un compte Exchange si vous configurez Outlook dans un bureau).

– POP ou Post Office Protocol est le plus ancien protocole utilisé pour télécharger le courrier sur votre ordinateur.

– IMAP vous permet plutôt de copier la structure des dossiers du webmail et de synchroniser les messages sans les faire disparaître du serveur de messagerie, avec des options pour télécharger uniquement les en-têtes des messages, sans remplir votre ordinateur avec des milliers de messages et pièces jointes.

Si possible, sélectionnez toujours IMAP.

Vous pouvez vous référer au guide sur la façon d’ajouter un compte Yahoo Mail à Outlook en modifiant les paramètres en fonction de votre fournisseur de messagerie.

Dans Outlook, vous pouvez ajouter et gérer autant de comptes de messagerie que vous le souhaitez.

Si vous utilisez plusieurs comptes de messagerie, comme un compte personnel et un compte professionnel, un client de messagerie comme Outlook peut vraiment faire une différence et vous permet de lier les rendez-vous et les tâches de l’agenda afin que vous puissiez gérer votre vie complètement.

Après avoir ajouté deux comptes, vous pouvez choisir le compte que vous voulez configurer à partir du sélecteur déroulant en haut de la page Informations sur le compte dans l’onglet Fichier.

A partir de « Paramètres du compte », vous pouvez créer un nouveau compte, réparer un compte déjà ajouté, le supprimer, configurer celui de votre choix et modifier d’autres paramètres.

Gérez votre carnet d’adresses et ajoutez des contacts dans Outlook

Pour gérer les contacts du répertoire, ouvrez le mode Contacts dans l’onglet Accueil et ajoutez des adresses et autres détails à partir de l’interface principale.

Cependant, vous devrez presque certainement importer le carnet d’adresses depuis votre compte Google, Yahoo ou tout autre compte que vous utilisez.

Vous devrez ensuite exporter vos contacts à partir de ce carnet d’adresses, puis les importer dans Outlook.

Normalement, ce serait un travail facile sans le fait que chaque compte utilise ses propres formats et qu’il pourrait y avoir des complications.

Le plus simple est de synchroniser votre carnet d’adresses entre Gmail et Outlook et d’importer vos contacts.

Sinon, vous devez utiliser vCards, comme expliqué dans le guide sur l’importation de fichiers vCard (vcf) dans les contacts Windows et Microsoft Outlook.

Pour explorer les fonctionnalités plus avancées de Microsoft Outlook nous avons vu, dans d’autres articles :

– Désactiver la réponse à tous et rediriger les courriels sur les messages envoyés avec Outlook

– Retarder un e-mail pour un envoi planifié

– Comment retarder un e-mail pour un envoi planifié

Pour couronner le tout, si vous avez Outlook et que vous recherchez un programme gratuit similaire, vous pouvez consulter la liste des meilleurs clients de messagerie alternatifs à Microsoft Outlook pour lire le courrier depuis le pc