Non seulement les programmes de divertissement, mais aussi sur le lieu de travail, certaines applications Web sont si bien faites et si faciles à utiliser qu’elles devraient vraiment remplacer les programmes traditionnels compliqués et anciens.
Google Docs est l’une des meilleures plates-formes de bureau en ligne avec la moins connue Zoho, est libre, assure la fiabilité et la sécurité mais, surtout, fonctionne bien.
Comme nous l’avons vu, Google Docs avec Google Sites devient un excellent outil de gestion de projets et d’organisations et est, également utilisé seul, un excellent outil pour le travail de bureau.
Tous les documents enregistrés en ligne sont stockés sur les serveurs de Google qui, en termes de sécurité et de disponibilité, n’a probablement pas d’équivalent dans le monde.
Récemment, Google Docs a implémenté une nouvelle fonction .
qui était déjà à Zoho.
Si, par exemple, vous allez sur la page de contact de www.clic-ouest.fr ci-dessus, vous remarquerez un formulaire à remplir que j’ai créé en son temps avec Zoho Creator.
Un module interactif de ce type est parfait pour recueillir des opinions ou des réponses sur une question de plusieurs personnes qui, dans ce cas, sont toutes des visiteurs du site mais dans le cas d’une entreprise, peuvent être employés ou participants à un projet.
La même chose que vous pouvez faire maintenant avec Google Documents et il faut vraiment 5 minutes pour créer un nouveau formulaire personnalisé.
Bien que le créateur de Zoho soit beaucoup plus puissant et flexible, le module Google Docs peut avoir une application pratique vraiment très utile pour gérer les dépenses personnelles de chacun, pour garder comptes à la maison et, en général, un suivi des mouvements de fonds.
Le tout devient facile et compréhensible si vous pensez que le module Google Documents peut être intégré dans Gmail.
En quelques minutes, si facilement, vous pouvez créer un système simple pour garder les comptes personnels et les dépenses avec Google Docs et Gmail.
Tout d’abord, pour créer ce petit outil de comptabilité de bricolage, vous avez besoin d’un compte Google avec abonnement Gmail.
La deuxième étape consiste à visiter le site Web de Google Docs et à vous connecter via votre compte Gmail.
Cliquez ensuite sur le bouton « Créer nouveau » en haut à gauche puis sur « Tableur » pour voir une interface similaire à celle d’Excel.
A partir de la feuille de calcul, vous devez appuyer sur le bouton Module dans le menu du haut pour en créer un nouveau qui sera ensuite utilisé pour envoyer des données sur les transactions monétaires.
Dans le formulaire, vous pouvez entrer un titre tel que « Frais de personnel » ou « Frais de ménage », une description possible et, en descendant, marquer les champs « Titre de la demande » qui devront ensuite être remplis.
Juste pour entrer un moment dans la théorie, vous êtes en train de créer le masque d’une base de données où, fondamentalement, à travers un graphique facile à lire, vous allez remplir les champs d’une table.
Les zones à ajouter peuvent être du texte, du texte descriptif, des zones à sélection multiple, des zones déroulantes et le choix entre les valeurs par défaut.
Ce dont vous avez besoin, dans ce cas particulier, c’est simplement de configurer deux champs de texte qui peuvent, par exemple, être Date et Chiffre de dépense et un champ « méthode de paiement » qui peut être une sélection entre banque, espèces, virement bancaire, carte de crédit, chèque et ainsi de suite.
Chaque personne peut écrire ce qu’elle veut pour ses besoins et ajouter d’autres champs tels que la description de l’achat, les commentaires, le lieu, le destinataire du paiement.
Le champ « texte du guide » est l’endroit où écrire toutes les explications sur l’utilisation de ce champ mais, si le module est personnel, vous pouvez le négliger.
Après avoir enregistré le formulaire, vous pouvez cliquer sur le bouton « Envoyer le formulaire par e-mail » et indiquer, comme destinataire, votre adresse Gmail.
En allant dans votre e-mail, vous devriez voir un nouveau message qui est arrivé et qui contient le formulaire du formulaire nouvellement créé.
Pour une meilleure utilisation de cette méthode, vous devez ajouter à Gmail une fonction Gmail Labs appelée « Quick Links ».
Accédez ensuite aux laboratoires Gmail en cliquant sur le petit tube vert en haut à droite et, dans la liste, activez les « Liens rapides » et enregistrez.
Cela ne devrait pas être nécessaire, mais si vous ne voyez pas le formulaire dans le mail que vous avez reçu, activez également « Google Previews of Documents in Mail ».
Réouvrez maintenant l’email que vous avez reçu avec votre formulaire de dépenses personnelles et cliquez sur « Ajouter un lien rapide » en bas à gauche et donnez un nom.
Fondamentalement, à la fin de ce petit travail, vous aurez un lien dans votre propre Gmail, à la pression duquel vous ouvrirez le formulaire pour entrer les dépenses.
Il sera à remplir et à envoyer pour insérer la nouvelle entrée dans la feuille de calcul.
Il devient un moyen facile et rapide de suivre les mouvements d’argent car, à la fin du mois, vous pouvez voir tous les éléments de la feuille de calcul de Google Documents qui, en plus de la vue tableau, offre également la vue des données entrées par les graphiques barre ou tarte.
Le module Google Docs peut être créé de manière personnalisée, aussi bien dans les champs de texte que dans les graphiques, même si, étant pour un usage personnel, il n’est pas nécessaire.
Ce n’est évidemment qu’une des utilisations possibles de Google docs intégré à d’autres services en ligne (dans ce cas-ci Gmail) ; si vous avez des suggestions pour d’autres utilisations possibles, n’hésitez pas à nous en faire part !
En annexe, je joins un modèle Cash Back template qui est un tableur déjà conçu, juste à remplir, parfait pour le suivi des flux financiers.
