Pour écrire un document à plusieurs mains avec des personnes éloignées, voyons comment utiliser les meilleurs programmes de collaboration en ligne.
Au lieu de perdre du temps à générer votre propre document pour ensuite procéder à la difficile opération de fusion, nous pouvons profiter de l’un des nombreux programmes d’écriture qui vous permettent d’écrire simultanément en ligne, de façon à générer immédiatement un document écrit « à plusieurs mains » même si les auteurs sont très éloignés, car une simple connexion à Internet suffit.
Voyons ensemble les meilleurs outils pour partager un document et écrire simultanément gratuitement.D
De cette façon, nous augmenterons considérablement notre productivité, tant au travail que dans l’environnement étudiant (école ou université).
1) Google Documents
L’un des programmes les plus efficaces pour utiliser l’écriture collaborative ne nécessite même pas d’être installé sur votre PC, fonctionnant parfaitement en ligne ; nous parlons de Google Documents, dont la maison est accessible depuis ici – Google Documents.
Une fois que vous avez ouvert le site en question, cliquez simplement sur le bouton Aller à Google Documents et entrez vos identifiants de connexion pour tout compte Google.
Nous pouvons utiliser à la fois le compte que nous utilisons pour Gmail et le compte que nous utilisons sur les appareils Android, l’important est que le compte utilisé est déjà connu de nos futurs employés (qui recevront comme nous le verrons ci-dessous l’invitation à participer dans leur email, mieux vaut être reconnaissable).
Si nous n’avons pas encore de compte Google, nous pouvons en créer un en utilisant le lien ici – Créer un compte Google.
Une fois que vous avez saisi vos identifiants, nous accédons à une sorte de tableau de bord avec tous les documents déjà créés, une série de modèles disponibles et les documents enregistrés dans Google Drive (l’espace offert pour les documents) ; pour créer un nouveau document, cliquez sur Empty.
Nous aurons devant nous un véritable éditeur de texte en style Word, avec des sauvegardes automatiques dans le nuage et tous les outils pour écrire tout document.
Avant de commencer à écrire, configurons l’accès partagé au document en cliquant sur Share en haut à droite.
Si nous ne l’avons pas encore fait, on nous demandera de nommer le document ; une fois que nous l’aurons fait, une petite fenêtre avec un champ texte apparaîtra.
Nous pouvons entrer dans ce champ les adresses e-mail des utilisateurs qui veulent accéder au document, ou simplement entrer un nom parmi ceux enregistrés dans la section contacts de Gmail ou Android (ils apparaîtront immédiatement).
Alternativement nous pouvons obtenir un lien partageable dans le chat en cliquant en haut à droite de la fenêtre sur l’élément Get shareable link.
L’important au moment de l’ajout est d’ajuster les permissions pour le document, en cliquant à côté du champ de texte sur l’icône en forme de crayon : afin de faire collaborer les utilisateurs, nous devons fournir des permissions d’édition.
Pour obtenir un contrôle plus précis de l’accès et de ce que les employés peuvent faire, nous cliquons sur Avancé ci-dessous pour contrôler également les changements d’accès, ajouter de nouvelles personnes sans votre consentement et désactiver les options de téléchargement, impression et copie pour les personnes non autorisées.
Une fois ajouté, au moins un contributeur apparaîtra avec un curseur d’une couleur différente, se référant à l’utilisateur qui vient d’entrer le document : il peut écrire et s’intégrer dans l’écriture en temps réel, de façon à avoir un document réel partagé et collaboratif.
En plus de la collaboration sur le document, nous aurons également accès à un petit chat, afin que nous puissions mieux planifier l’écriture à plusieurs mains et commenter ensemble les ajouts et les améliorations.
2) Microsoft Word en ligne
Un autre outil que vous pouvez utiliser pour partager un document et écrire simultanément avec d’autres utilisateurs est Word Online, qui peut être utilisé gratuitement par quiconque possède un compte Microsoft ou Outlook disponible.
La page d’accès à Word Online est disponible ici – Word Online.
On nous demandera les identifiants de connexion pour le compte Microsoft ou Outlook ; nous entrerons nos identifiants de compte ou, si nous n’en avons pas encore, nous nous inscrirons pour un nouveau compte en utilisant le lien ici – Create Microsoft account.
Une fois connecté avec notre compte, nous aurons accès à un tableau de bord avec tous les documents en ligne déjà créés, les modèles proposés par le site et ceux éventuellement présents sur le cloud OneDrive.
Pour créer un nouveau document Word, on clique sur Nouveau document vide.
Une nouvelle fenêtre s’ouvrira semblable au programme Word que nous pouvons installer sur votre ordinateur, mais il fonctionne complètement en ligne (nous pouvons l’utiliser avec tout système d’exploitation).
Une fois que nous sommes familiarisés avec l’interface intuitive de ce Word Online, nous cliquons en haut à droite sur l’élément Partager.
Une nouvelle fenêtre s’ouvrira au milieu où vous pourrez configurer des collaborations.
Il vous suffit d’entrer les adresses email des collaborateurs dans le champ A et de configurer les accès au moyen des Destinataires autorisés à les modifier.
Nous pouvons choisir s’ils pourront modifier le document ou simplement le visualiser et en plus choisir si les modifications doivent être faites uniquement par des contributeurs avec des comptes Microsoft ou non (ce qui est très bien au cas où nous ne savons pas s’ils sont enregistrés au service).
Alternativement, nous pouvons toujours envoyer le lien de partage en cliquant sur l’entrée URL du lien, ce qui vous permet de générer un bon lien à partager en chat.
Une fois que nous aurons ajouté tous les collaborateurs, nous aurons le document en commun, les changements seront affichés (en temps réel seulement si nous avons aussi un abonnement Office 365) sur le document et nous aurons aussi une petite discussion où nous pourrons discuter des nouveaux points et ajouts.
