Cette fonctionnalité n’existe que sur le client de messagerie Microsoft Outlook, 2003, 2007 et 2010.
La protection des courriels envoyés empêche le destinataire d’un message de copier, d’imprimer ou de transférer ce courriel.
Les raisons d’utiliser ce paramètre peuvent être liées à la confidentialité des informations contenues dans le message ou au désir d’empêcher quelqu’un de répondre à un courriel de groupe.
Pour éviter la réponse à tous, il y a deux modes, l’un avec une configuration manuelle, l’autre avec un plugin pour le programme.
La protection ne sera pas absolue, elle ne peut agir qu’à titre dissuasif car, si ce courriel protégé était ouvert avec d’autres clients de courriel que Microsoft Outlook, la protection serait inefficace.
Cependant, dans les organisations et les bureaux où le courrier ne peut être lu qu’avec Outlook, une telle protection est plus difficile à contourner.
La méthode manuelle pour désactiver les méthodes « Répondre à tous » et « Transférer » est décrite étape par étape sur une page de l’aide Microsoft Outlook.
La création du module de protection est très simple et peut se faire une fois pour toutes, avec la possibilité de définir ou non le blocage en fonction de l’Email.
Si vous préférez, vous pouvez plutôt utiliser un plugin pour Exchange et Outlook (2007 et 2010 seulement) qui désactive la fonction Répondre à tous et transférer un courriel envoyé.
Le plugin NoReplyAll (gratuit) peut être téléchargé et installé sur l’ordinateur utilisé pour envoyer des messages électroniques.
En rouvrant Outlook et en composant un nouveau message après l’installation de cette extension, vous devriez voir deux nouveaux boutons, dans le menu du haut, avec lesquels vous pouvez désactiver les capacités de transfert à d’autres.
En essayant de vous envoyer cet e-mail, protégé par Reply to All, vous remarquerez que la réouverture du message reçu est désactivée pour transférer le message et répondre aux destinataires qui le copient dans l’e-mail.
La réponse à l’expéditeur reste bien sûr possible.
Si l’utilisateur tente de transférer ou de répondre à tout le monde à partir du menu rapide d’Outlook (qui n’est pas désactivé), un avertissement s’affiche indiquant que la fonction n’est pas disponible.
Si le destinataire de l’e-mail n’utilise pas Microsoft Exchange ou Outlook et essaie de répondre à tous, même s’il n’est pas désactivé, il ne copiera pas automatiquement les autres destinataires qui seront, dans le cas contraire, sélectionnés manuellement.
En outre, dans le menu de configuration de ce plugin (Outils – Options), vous pouvez lister certains termes clés pour recevoir des alertes lorsque vous envoyez un message sans pièce jointe.
Un moyen plus efficace de protéger la confidentialité des courriels envoyés via Outlook est le plugin BCCThis qui vous permet d’envoyer des messages CCN privés joints au courriel, visible seulement pour certains.
