Guide de création de règles et de filtres pour déplacer automatiquement les messages électroniques vers des dossiers spécifiques dans Microsoft Outlook
Lorsque vous recevez plusieurs courriels, il est important de les organiser dans différents dossiers, mais il est tout aussi important que cette distribution soit automatique, afin que vous sachiez toujours dans quelle catégorie rechercher certains types de messages.
Dans les services web.mail tels que Google Mail, Yahoo Mail, Hotmail et autres, vous pouvez créer des filtres automatiques pour les e-mails basés sur certaines règles.
Aussi sur le programme Microsoft Outlook vous pouvez créer des filtres et des règles pour automatiser l’organisation du courrier entrant dans des dossiers spécifiques.
Le processus décrit s’applique à tous les types de règles de messagerie Outlook.
Par exemple, si vous vous abonnez à la Newsletter pour recevoir des articles clic-ouest par email (à partir du formulaire d’inscription à droite), vous pouvez souhaiter que les emails de « pom-heyweb » soient catalogués dans un dossier spécifique, peut-être appelé « news informatiques ».
1) Allez dans l’onglet Outils et choisissez l’option Règles et alertes.
2) Dans la section Règles de messagerie, appuyez sur le bouton Nouvelle règle (ou Modifier règle si vous modifiez une règle existante).
3) Dans la section Organiser, sélectionnez l’exigence de base (dans ce cas, il peut s’agir de déplacer les messages d’un utilisateur spécifique vers un dossier).
4) Au bas de la fenêtre se trouve une section intitulée « Étape 2 » avec la phrase Appliquer la règle aux messages entrants de…….
Dans cette phrase, vous devez cliquer sur les différents liens écrits en bleu et modifier les options selon vos besoins.
Cliquez ensuite sur « utilisateurs » et indiquez les adresses e-mail à utiliser comme filtre (dans notre exemple, l’adresse de www.clic-ouest.fr avec laquelle les articles sont reçus).
La liste n’affiche que les personnes ajoutées au carnet d’adresses, vous devez donc vous assurer d’avoir ajouté l’adresse e-mail à vos contacts avant de la sélectionner.
Cliquez ensuite sur « déplacer le message vers le dossier sélectionné » et choisissez le dossier où se trouvent les emails automatiquement filtrés.
Dans ce cas, vous pouvez créer un nouveau dossier à partir de la fenêtre de sélection.
5) Cliquez sur Suivant et affinez éventuellement la règle en ajoutant d’autres paramètres.
Par exemple, n’inclure que les messages dont l’objet comporte des mots précis.
6) Ensuite, indiquez toute exception à la règle.
7) Donnez un nom au filtre automatique et cliquez sur Terminer.
Tout d’abord, cependant, il peut être utile de cocher l’option Appliquer aux messages existants et d’activer la règle.
Ceci permet de s’assurer que les messages nouveaux et déjà arrivés qui répondent à la règle sont déplacés dans le dossier correspondant.
Si vous voulez raccourcir le processus, si vous n’avez pas besoin d’une règle plus détaillée, vous pouvez faire de même, plus vite en cliquant sur un message de votre boîte de réception et en sélectionnant Créer règle.
Cela facilite grandement la sélection des conditions et la configuration d’un filtre avec déplacement automatique des messages vers des dossiers Outlook spécifiques.
