6 Fonctions Excel les plus utiles pour filtrer les données et voir les graphiques

Connaître toutes les fonctions d’Excel peut nécessiter la lecture d’un manuel qui n’est certainement pas court que peu ont le temps et le désir d’étudier.

Dans les blogs comme celui-ci, nous ne mesurons pas vraiment la surface de cet énorme programme de la suite Microsoft Office en essayant de mettre en évidence ses fonctions les plus spéciales, les plus utiles que tous les utilisateurs devraient savoir et savoir comment utiliser.

D’une manière brève, mais avec les références des guides complets respectifs en français, nous voyons ici au moins 6 fonctions très utiles d’Excel (surtout sur Excel 2010 et 2013, aussi 2007) pour le traitement des données et tableaux et pour leur visualisation sous forme graphique.

1) Graphiques à lignes d’étincelles

Les Sparklines sont présentes à partir de la version Excel 2010 et sont utilisées pour représenter les vues de tendance des données écrites sur une ligne.

Pratiquement, il s’agit d’un graphique miniaturisé qui est inséré dans une seule cellule Excel, sans prendre de place sur la feuille, pour avoir un résumé en un coup d’œil des données présentes sur une ligne.

Pour créer des graphiques à lignes d’étincelles, sélectionnez la plage de cellules, cliquez sur le menu Insérer et choisissez le type de graphique parmi Lignes, Histogramme ou Positive/Négative.

Sur le site officiel de l’Office, guide détaillé sur l’utilisation des cartes Sparkline.

2. formatage conditionnel

Le formatage conditionnel est une fonctionnalité bien connue d’Excel, utilisée pour présenter, colorer ou modifier le formatage des cellules individuelles automatiquement dans certaines conditions.

Par exemple, il devient utile de créer une carte de chaleur pour voir les cellules avec de faibles nombres colorés en bleu et des nombres plus élevés en rouge.

Pour créer la carte de chaleur avec formatage conditionnel, sélectionnez les données et, dans le menu Accueil en haut, les Styles, cliquez sur le bouton Formatage conditionnel en choisissant le type d’échelle de couleurs et l’échelle de couleurs.

Vous pouvez également placer des icônes et des fléchettes à côté de chaque cellule pour savoir si la valeur augmente ou diminue.

Les conditions sont des règles que vous pouvez spécifier à l’aide des fonctions Excel classiques.

Toujours pour cette fonction, lisez le guide Office pour connaître toutes les deux facettes

3) MIN MAX LARGE GRANDES PETITES fonctions

Les fonctions Minimum MIN et Maximum MAX d’Excel extraient les valeurs maximum et minimum des données sélectionnées.

Cependant, si vous voulez trouver non seulement la première plus grande mais aussi la deuxième, troisième et énième, il y a les fonctions BIG AND SMALL, pour trouver encore une autre valeur respectivement plus grande ou plus petite parmi les données sélectionnées.

Pour plus d’informations sur les fonctions d’Excel, vous pouvez consulter le guide Office.

4) Supprimer les doublons

Dans un tableau avec beaucoup de données à l’intérieur (comme un carnet d’adresses) il est facile qu’il y ait aussi des doublons à supprimer.

Excel fonctionne bien pour supprimer les doublons d’une liste, à partir d’Excel 2007 et aussi dans Excel 2010 et 2013 vous pouvez utiliser la fonction appropriée, dans le menu Données.

L’Office Guide nous donne tous les détails.

5) Filtres de données sur tableaux croisés

Les tableaux croisés font partie des opérations Excel que tout le monde doit savoir faire.

Des filtres visuels sur les tableaux croisés vous permettent de visualiser le sous-ensemble de données sous la forme d’un graphique lié ou de données brutes.

Par exemple, vous pouvez visualiser la performance commerciale des différents produits, grâce à un graphique interactif qui change en fonction du filtre appliqué aux données.

Les filtres de données sont une fonctionnalité vraiment utile et personnalisable, donc pour savoir comment l’utiliser, il vaut la peine de jeter un coup d’oeil au guide officiel qui explique tous les détails au mieux.

6) Fonction de recherche VERT ou VSLOOOKUP

CERCA.VERT est l’une des fonctions les plus utiles d’Excel pour traiter les données dans les listes de base de données (avec des numéros d’identification uniques) afin que vous puissiez rechercher une entrée particulière dans une colonne et voir les données recherchées dans une colonne différente dans la même ligne que cette entrée.

Par exemple, dans une liste de produits, pour un numéro d’article, vous pouvez connaître le prix, la description, etc.

En pratique, il s’agit d’une fonction qui automatise la lecture de certaines données dans une base de données Excel.

CERCA.VERT est une fonction utilisée avant tout dans le domaine commercial, ce qui permet de gagner beaucoup de temps en la faisant tourner.

Le guide en français sur CERCA.VERT est disponible sur le site de l’Office.