Les meilleures fonctionnalités de Gmail

Gmail reste le service en ligne le plus populaire pour le courrier électronique, même si tout le monde ne profite pas pleinement de sa puissance : pour pouvoir l’exploiter comme il se doit, nous allons vous montrer dans cet article les meilleures fonctionnalités qui le distinguent de la concurrence. L’utilisation du courrier électronique Gmail ne sera plus la même après la lecture de ce guide !

Si nous n’avons pas encore de compte Gmail, nous pouvons le corriger en ouvrant un compte Google ici – Nouveau compte Google.

Pour utiliser Gmail à partir de votre smartphone ou tablette, nous pouvons télécharger l’application spécifique ici – Gmail (Android) et Gmail (iPhone).

1) Recherche

Comme Gmail est un service Google, il est évident que la recherche d’e-mails peut être meilleure que dans tout autre programme ou service de webmail. Si vous le vouliez, vous n’auriez même pas à commander mes courriels dans des dossiers, car vous pouvez les rechercher rapidement et précisément.

L’important est de connaître les opérateurs Gmail les plus utiles pour la recherche avancée du courrier et des pièces jointes.

Par exemple, nous pouvons rechercher tous les courriels par date, y compris les courriels reçus ce jour-là ou les jours précédant ou suivant Noël : par exemple, nous pouvons taper dans la barre de recherche « après:2018/12/25 » pour rechercher tous les courriels reçus après Noël, plutôt « avant:2018/12/25 » pour rechercher ceux reçus avant Noël. Si au lieu de cela nous avons des messages qui n’ont pas été lus depuis longtemps mais qui ont « disparu » parmi les innombrables messages suivants, nous pouvons toujours ouvrir le menu Tous les messages (barre à gauche) et taper dans la barre de recherche « is:unread », afin d’afficher les emails non lus puisque nous avons le compte Gmail activé.

2) Comment utiliser les filtres

Avec Gmail, nous pouvons utiliser des filtres pour automatiser la gestion des messages reçus en fonction de l’expéditeur, du sujet, du sujet, etc. Chaque email peut être transformé en filtre en cliquant sur les trois points à côté de la date et de l’heure de l’email et en utilisant Filtrer les messages de ce type. Alternativement, nous pouvons créer un filtre à la volée en cliquant sur le triangle en haut à droite de la barre de recherche et commencer à remplir les différents champs.

En plus du bouton Rechercher, nous pouvons aussi utiliser le bouton Créer Filtrer, de sorte que nous pouvons filtrer tous les emails résultants de manière excellente. Le filtre peut également être rétroactif, c’est-à-dire valable pour organiser les emails déjà reçus.

3) Comment utiliser les étiquettes

Au lieu d’utiliser des filtres, vous pouvez utiliser les étiquettes comme une sorte de classeur pour organiser votre courrier.

Gmail applique déjà automatiquement les bonnes étiquettes en fonction de ses algorithmes (en entrant les messages Faceboook dans Social par exemple ou les envois Amazon dans Updates), mais nous pouvons améliorer la gestion des étiquettes et créer de nouvelles étiquettes en cliquant sur le symbole en forme de roulette et en allant dans le menu Settings – Labels.

Si nous voulons changer une étiquette assignée à un email déjà reçu, il suffit de l’ouvrir et de cliquer sur le bouton Label en haut.

4) Utiliser Gmail avec d’autres comptes de messagerie

Gmail facilite grandement l’importation d’autres comptes de messagerie, ce qui vous permet de recevoir des messages d’autres adresses et même d’envoyer des e-mails en utilisant ces adresses. Pour ajouter des comptes de courriel, cliquez simplement sur le symbole d’équipement et allez dans Paramètres – Compte et importation, puis cliquez sur Ajouter une autre adresse courriel. Gmail utilise IMAP et SMTP pour recevoir et envoyer des e-mails d’autres opérateurs ; beaucoup d’entre eux sont autoconfigurés (il suffit d’entrer votre adresse e-mail et votre mot de passe), dans d’autres cas nous devrons récupérer les paramètres d’accès pour une configuration manuelle.

Pour en savoir plus, nous vous recommandons de lire l’article comment importer et gérer d’autres comptes de messagerie dans Gmail avec plusieurs boîtes.

5) Annuler l’envoi d’un email

Nous pouvons configurer jusqu’à un maximum de 30 secondes, plus n’est pas autorisé (aussi de ne pas trop ralentir l’envoi de l’e-mail dans les serveurs Gmail).

6) Activer « Répondre à tous » par défaut

Lorsqu’un nouveau message de groupe arrive dans Gmail, nous pouvons nous assurer que, lorsque vous appuyez sur Répondre, le message est adressé à toutes les adresses indiquées dans le champ destinataire et pas seulement à l’expéditeur. Cette option peut être activée dans Paramètres – Général et en cochant la case Répondre à tous les, présents dans le comportement de réponse par défaut.

7) Comment envoyer des réponses automatiques lorsque nous sommes absents ?

Si nous sommes absents pendant une longue période et que nous voulons que toute personne qui nous écrit par e-mail soit informée de notre indisponibilité, nous pouvons configurer le répondeur automatique sur Gmail, qui enverra immédiatement un message personnalisé à tous les expéditeurs qui nous contactent. Pour le configurer, on clique toujours sur le bouton en forme de roue dentée, alors allons dans Paramètres – Général.

On fait défiler la page jusqu’à la section Répondeur automatique.

Nous fixons une date de début et une date de fin (facultatif), nous insérons un court texte dans le sujet et nos raisons ou excuses pour l’absence ou l’absence de réponse, afin d’alerter à temps toute personne qui décide de répondre par e-mail.

Pour éviter d’envoyer du courrier à des newsletters ou des messages de service, nous pouvons cocher la case Répondre uniquement aux personnes incluses dans mes Contacts, afin que seules les personnes de confiance puissent répondre automatiquement. Lorsque la configuration est terminée, cliquez sur Activer le répondeur automatique et nous fermons complètement Gmail : nous sommes prêts à partir pour les vacances ou pour un long voyage sans trop réfléchir !

8) Pièces jointes dans Google Drive

Gmail est intégré au service cloud de Google Drive, de sorte que vous pouvez toujours enregistrer vos pièces jointes reçues dans l’espace cloud de Google et les emmener avec vous sur votre PC ou d’autres périphériques.

C’est vraiment pratique pour enregistrer et envoyer même des fichiers volumineux et pour profiter des fonctionnalités de visualisation et d’édition de documents avec Google Docs.

9) Mode confidentiel pour les courriels confidentiels

Comme nous l’avons déjà expliqué, vous pouvez envoyer des e-mails protégés dans Gmail avec une date d’expiration et un mot de passe.

Grâce à cette fonction, les messages contenant des informations confidentielles et sensibles peuvent être envoyés afin que seul le destinataire puisse les ouvrir et qu’après la première lecture de cet e-mail, il s’annule automatiquement.

10) Utiliser Gmail comme un client complet.

Gmail peut être considéré comme un véritable client de messagerie en raison de certaines caractéristiques particulières :

• Gmail est accessible via un navigateur ou une application depuis n’importe où, à condition d’avoir un PC, un smartphone ou une tablette avec accès Internet.
• Gmail peut également être ouvert hors ligne sans connexion Internet.
• Tous les e-mails Gmail envoyés et reçus peuvent être téléchargés sur votre PC.
• Vous pouvez également utiliser d’autres comptes de messagerie dans Gmail
• Vous pouvez reporter les courriels dans Gmail pour les recevoir à nouveau.
• Vous pouvez bloquer les spams à l’aide d’un filtre puissant qui, dans Gmail, est géré par une intelligence artificielle.
• Vous pouvez archiver vos courriels dans Gmail pour réinitialiser la boîte de réception sans rien supprimer.
• Vous pouvez programmer l’envoi de courriels à une date ultérieure dans Gmail.

Si nous cherchons un moyen de remplacer Outlook dans la gestion des courriels, il est peut-être temps de n’utiliser que Gmail pour toutes nos boîtes aux lettres, afin que vous ayez toujours tous vos messages professionnels ou personnels à portée de main.