Comment créer des graphiques dans Word

Puisque les scénarios dans lesquels nous pouvons avoir besoin d’un graphique lors de la rédaction de documents sont nombreux dans ce guide, nous allons vous montrer, étape par étape, toutes les méthodes pour créer des graphiques sur Word.

Évidemment, le guide est conçu pour tous les utilisateurs débutants avec un PC et un éditeur de documents comme Word, mais il peut aussi être utile à tous les employés qui travaillent au bureau et qui ont de la difficulté à écrire un document avec un graphique à l’intérieur.

A la fin du guide, nous vous montrerons également comment créer des graphiques avec la principale alternative gratuite à Word, à savoir LibreOffice Writer, plus qu’adaptée à un usage domestique (puisque la suite Office est payante).

1) Comment créer des graphiques sur Word

Pour ajouter un graphique à Word, nous avons deux méthodes : le créer directement dans le programme ou le créer avec Excel et l’importer plus tard dans le document.

Nous recommandons de suivre ce dernier chemin au cas où nous aurions à créer des graphiques très élaborés ou avec beaucoup de données, alors que nous pouvons utiliser Word directement si le graphique est petit et avec une quantité réduite de données.

Pour créer un graphique simple sur Word, il suffit d’ouvrir n’importe quel document vierge ou un document déjà écrit, nous emmener au paragraphe où ajouter le graphique et cliquer sur Entrée ou Entrée sur le clavier, de manière à créer immédiatement l’espace vide.

Une fois que nous avons créé l’espace qui hébergera le graphique, nous cliquons sur le menu du haut Insérer puis sur le bouton Chart.

Une nouvelle fenêtre du programme s’ouvrira, dans laquelle vous pourrez choisir le formulaire à donner au graphique que nous voulons insérer dans le document.

Nous pouvons choisir parmi différents types de graphiques tels que l’histogramme, le camembert, le diagramme à barres, le diagramme de surface, le diagramme linéaire, etc.

Une fois que vous avez choisi le type de graphique (en choisissant également parmi les différents sous-types montrés sur le côté droit, y compris les graphiques 3D), cliquez sur OK en bas pour l’insérer dans Word.

Immédiatement le graphique apparaîtra dans le paragraphe que nous avons créé, accompagné d’une fenêtre à échelle réduite d’Excel (très utile pour gérer les données à inclure dans le graphique affiché).

Si nous avons choisi le bon graphique, il suffit de changer les noms saisis pour les colonnes et les lignes et de rapporter les valeurs numériques que nous voulons y être présents ; si quelque chose manque ou si nous voulons agrandir ou réduire le graphique, il suffit d’agir (dans la mini fenêtre d’Excel) sur les carrés à côté de chaque cellule sélectionnée.

Nous personnalisons le graphique comme bon nous semble, jusqu’à ce que nous atteignions le résultat désiré.

Pour modifier la forme du graphique et les références qu’il contient (par exemple les couleurs des barres ou des lignes, la présence ou l’absence de la légende, etc…), nous devons utiliser les touches situées à côté du graphique, à savoir Options de mise en page, Eléments graphiques, Styles et Filtres graphiques.

Dès que nous sommes satisfaits du résultat, nous cliquons sur le graphique, puis nous déplaçons le curseur à l’extrême droite du graphique (en utilisant également la flèche directionnelle droite) et nous cliquons sur Entrée ou Entrée pour créer un nouveau paragraphe et continuer à écrire le document.

La fenêtre Excel peut être fermée à tout moment, car les données qu’elle contient seront immédiatement insérées dans le graphique (il n’est pas nécessaire de sauvegarder ou de faire d’autres procédures spéciales).

2) Créer un graphique dans Excel et l’importer dans Word

S’il y a beaucoup de données à saisir, nous pouvons créer le graphique normalement dans Excel et l’importer ensuite dans Word, afin de créer des graphiques très professionnels et complets sans utiliser les outils limités accessibles dans Word.

Ensuite, nous ouvrons Excel sur notre PC, nous saisissons toutes les données nécessaires dans les différentes cellules et enfin nous cliquons sur Insérer pour que vous puissiez choisir n’importe lequel des graphiques disponibles dans le tableur.

Nous faisons toutes les personnalisations nécessaires pour, sans fermer Excel, ouvrir Word avec le document dans lequel nous avons décidé de l’insérer.

Maintenant que tout est prêt, sélectionnons le graphique dans Excel (il suffit de cliquer dessus), amenons nous au menu Accueil en haut de l’écran et cliquez sur Copier.

Ouvrez le document sur Word, créez le paragraphe vide où insérer le graphique, cliquez avec le bouton droit de la souris au début du document et utilisez le bouton Conserver le formatage original et relier les données.

De cette façon, le graphique sera importé immédiatement dans Word et restera modifiable ultérieurement, sans avoir à ouvrir Excel à chaque fois.

Si nous craignons que le graphique ne puisse pas être bien géré par le destinataire, nous pouvons aussi vous limiter à coller le document Word uniquement l’image du graphique ; pour cela nous utilisons, lors de l’utilisation de la commande Coller sur Word, l’entrée Image.

Ce n’est rien de plus qu’une image du graphique et n’est pas modifiable (donc si nous devons faire des changements, nous devrons agir depuis Excel et importer le nouveau graphique).

3) Comment créer des graphiques sur LibreOffice Writer

Comme prévu, la version gratuite de Word est LibreOffice Writer, qui peut être téléchargée gratuitement sur Microsoft, Mac et Linux.

Nous installons la suite sur notre ordinateur, puis recherchons le programme Writer dans le menu Démarrer ou tout autre menu (Launchpad sur Mac, Gnome Shell sur Linux etc.).

Une fois que Writer est ouvert, on commence à écrire la partie nécessaire du texte et, arrivé au paragraphe où l’on doit insérer le graphique, on clique en haut du menu Insérer puis sur l’élément Graph.

Immédiatement un graphique prédéfini apparaîtra et nous pouvons le personnaliser en cliquant avec le bouton droit de la souris et en choisissant l’un des éléments présents.

Pour modifier les données saisies par exemple, on peut utiliser la rubrique Table des données, tandis que pour modifier la forme et les autres éléments du graphique, on peut utiliser les rubriques Type de graphique et les différents Insérer/supprimer présents dans le menu contextuel.